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Dipl.-Bw. (FH) DARKO RADEVIC – Steuerberater - Ludwigshafen

Digitalisierung

Der Begriff "Digitalisierung" ist in aller Munde. Ob privat oder im Unternehmen, an digitalen Produkten und Prozessen kommt niemand mehr vorbei. Zunächst einmal erschrecken viele Mandanten, wenn ich Sie auf die digitalen Möglichkeiten der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater anspreche. Etwas Neues bedeutet ja oft erst einmal wieder mehr Arbeits- und Zeitaufwand. Falls man jedoch die Vorteile erkennt und sich auf die digitalen Lösungen einlässt, kann man nur gewinnen.

Spätestens dann, wenn meine Mandanten merken, dass wir Ihnen die digitale Zusammenarbeit nicht nur empfehlen, sondern sie dabei auch an die Hand nehmen und begleiten (bis sich die Prozesse im Unternehmen optimal eingeliedert haben), gehen Sie gerne mit uns den Weg in die Zukunft.

Digitale Buchhaltung

Der klassische Pendelordner war einmal. Gehen Sie mit uns den Weg in die Zukunft und nutzen Sie unsere digitalen Angebote. Im Zuge der Digitalisierung bietet Ihnen "Unternehmen Online" viele Vorteile und eine enorme Zeitersparnis. Die meisten Belege und Rechnungen bekommen Sie heutzutage sowieso digital, alle anderen scannen Sie und übermitteln uns diese online, ohne dass Sie die Papiere im Original außer Haus geben müssen.

Das erspart Ihnen ab sofort:

  • das Sortieren
  • die Aufbereitung
  • das Abheften
  • das spätere Umheften der Eingangs- und Ausgangsbelege
  • den Transport oder Versand zu uns und zurück, und
  • ganz wichtig – die ordnungsgemäße Archivierung der Belege

Eine Software-Installation ist nicht nötig. Alles läuft über Ihren Browser (z. B. Firefox, Chrome etc.), "Unternehmen Online" funktioniert einfach über jede stabile Internetverbindung.

Online haben Sie dabei jederzeit Zugriff auf alle gescannten Belege, aktuelle Daten und Auswertungen und beispielsweise auf offene Posten. Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie jederzeit schnell Einsicht in Ihre betriebswirtschaftlichen Daten nehmen können.

Endlich! - Papierbelege aufbewahren, endlosen Aufbewahrungsplatz schaffen und das Suchen nach Belegen in dicken Ordnern war gestern. Jetzt wird ersatzlos gescannt. Solange Sie sich an die Gesetze halten (s. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) - Die Technische Richtlinie TR RESISCAN), dürfen Sie Ihre Belege nach dem Scannen, Zuordnen und Archivieren vernichten. So sparen Sie nicht nur Zeit und bares Geld, vor allem werden Sie zu einem modernen Unternehmen, das verstanden hat, wie Zukunft funktioniert.

Lohnbuchhaltung Online

Über das Portal "Arbeitnehmer Online" können Sie uns die Abrechnungswerte für Ihre Mitarbeiter online übermitteln. Wir machen dazu die Auswertung und Abrechnung. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang, sodass er sich diese eigenständig über das Portal "Meine Abrechnungen" online abrufen kann:

  • Brutto/Netto-Abrechnung
  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Sozialversicherungsnachweis

Um die An- und Abmeldung von Mitarbeitern, Sozialversicherungsmeldungen, Betriebsprüfung etc. kümmern wir uns. Informieren Sie sich hier, wie auch Sie die Kommunikation mit Ihren Arbeitnehmern erleichtern können:

Arbeitnehmer Online Demo

Lohnbuchhaltung Online

Digitale Prozessoptimierung

Ihre Unternehmenszahlen als Grundlage laufen über digitale Schnittstellen zusammen und lassen uns oft das Potential im Unternehmen besser und schneller einschätzen und erkennen. Veraltete Prozesse werden als "Zeitfresser" identifiziert und können so optimiert werden. Mit den Prozessen im Arbeitsalltag beschäftigen sich Unternehmen oft viel zu selten. Gerade vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung und der damit verbundenen Möglichkeiten der Automatisierung, erachten wir es für sinnvoll von Zeit zu Zeit zu überprüfen, inwieweit Abläufe neu strukturiert werden können, um dabei Zeit und Kosten zu sparen. Wir, als Ihr Steuerberater, kommen zu Ihnen, analysieren Ihren Büroalltag und alle Prozesse rund um:

  • die Buchhaltung
  • Abrechnungsverfahren,
  • rechtskonforme Dokumentation und Archivierung,
  • kaufmännische Prozesse aller Art etc.

und finden mit Ihnen gemeinsam die passenden digitalen Lösungen, mit denen Sie sich noch besser und zukunftsfähiger aufstellen können.

Wir arbeiten langjährig und eng mit allen Lösungen der DATEV eG zusammen, sind aber offen für individuelle Alternativen. Sie buchen beispielsweise selber und nutzen dafür eine Software wie Lexware, Candis o. ä.? - Kein Problem, wir finden die passende Schnittstellenlösung und automatisieren so unsere Zusammenarbeit.

Verfahrensdokumentation

Für viele Unternehmer ist der Gedanke an eine Betriebsprüfung der reinste Horror. Und wenn Betriebsprüfer dann die Buchführung verwerfen, drohen Hinzuschätzungen – und die können ins Geld gehen. Das erste, was Betriebsprüfer bei einer Prüfung anfordern, ist eben diese Verfahrensdokumentation. Denn die ist eine Art Handbuch dafür, wie Ihre analoge und digitale Buchführung organisiert ist, wer verantwortlich ist und z. B. welche Software zum Einsatz kommt. Gibt es Backups und ein IT-Sicherheitskonzept? Wer darf scannen, wer prüft auf Fehler?

Grundlage bildet das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Der GoBD-Erlass empfiehlt nachdrücklich eine stets aktuelle Verfahrensdokumentation bereitzuhalten. Dies ist auch sinnvoll, denn die Vorwarnfrist von üblicherweise zwei bis vier Wochen vor einer Betriebsprüfung reicht nicht aus, um eine belastbare Dokumentation zu erstellen.

Häufig wissen unsere Mandanten nicht, warum eine Verfahrensdokumentation Sinn macht und sehen diese als unnötige Arbeit und Bürokratie an. Neben der gesetzlichen Vorgabe eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen für Prüfungen bereit zu halten, ergeben sich für Sie als Unternehmer zahlreiche Vorteile. Nach den GoBD müssen weitestgehend alle Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen. Unter Beachtung der Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, der Vollständigkeit und Richtigkeit, der zeitnahen Buchung und Unveränderbarkeit werden folgende Punkte dokumentiert:

  • Der Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung bis zur Vernichtung unter Einhaltung der Aufbewahrungspflicht
  • eingesetzte Hard- und Software im Unternehmen
  • Unternehmensorganisation (IKS hilfreich)
  • Einhaltung des Datenschutzes
  • Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten interner Prozesse

Verfahrensdokumentationen werden individuell erstellt, weil jedes Unternehmen andere Prozesse hat. Dazu nutzen wir teilweise Vorlagen, die sich im Steuerberatungs-Alltag bewährt haben. Rechnen Sie mit einem Umfang von ca. 30 bis 60 DIN-A4-Seiten. Dieser kann aber auch deutlich größer ausfallen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation.

Verfahrensdokumentation

Tax CMS

Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regeln („Tax Compliance“), als auch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD), wird für Firmen immer komplizierter. Mit der Implementierung eines Compliance Management Systems können Unternehmen langlebige und nachhaltige Rahmenbedingungen für stabiles Compliance Management schaffen.

Ein individuelles Tax-CMS dokumentiert diese Pflicht und stellt die Umsetzung und Einhaltung sicher. Vor allem die Kontrolle der Einhaltung wird dokumentiert und kann so automatisiert werden. Vor allem vor Betriebsprüfungen brauchen Sie sich so zukünftig nicht mehr sorgen. Ein internes betriebliches Kontrollsystem macht Ihr Unternehmen fit für jede Betriebsprüfung und schafft die Vorgabe im Unternehmen Regelverstöße zu minimieren bzw. zu vermeiden, Prozesse Ihres Rechnungswesens festzulegen und sie zu überwachen und einzuhalten. Dazu bietet es eine fundierte Grundlage für das Finanzamt und führt bei Verstößen gegebenenfalls zu mildernden Umständen.

Seit Juli 2016 liegt hierfür eine inhaltliche Konkretisierung vor: Der IDW-Praxishinweis 1/2016 definiert die Anforderungen an ein Tax Compliance Management System („Tax CMS“) gem. IDW PS 980. Ausgehend von dieser absehbaren Standardisierung ist eine Prüfung von Anpassungs- bzw. Umsetzungsmaßnahmen für viele Firmen deshalb unumgänglich.

Nutzen Sie die Chance und erarbeiten Sie mit uns Ihr individuelles Tax CMS für Ihr Unternehmen.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Das interne Kontrollsystem (IKS) stellt die Gesamtheit aller Maßnahmen, Verfahren und Grundsätze dar, die zur systematischen Prüfung aller Geschäftsprozesse eingesetzt werden und dient als zentraler Bestandteil des Internen Überwachungssystems zur Sicherstellung einer effektiven Geschäftsführung. Ein internes Kontrollsystem setzt sich zum einen aus den internen Kontrollen (technische Einrichtung und Prinzipien) sowie einer internen Revision zusammen. Die interne Revision ist hierbei zuständig für die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des internen Kontrollsystems.

Im Handelsgesetzbuch und in den GoBDs wird die Notwendigkeit eines IKS beschrieben und für Prüfungen vorausgesetzt. Beschrieben werden die maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften (Compliance), alle Auswirkungen Ihrer Geschäftstätigkeit (Liquiditätsplanung, Gewinne, Vermögen, Entwicklung etc.), Ihr Rechnungswesen sowie alle Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Erst einmal klingt das nach viel Arbeit und Bürokratie, doch einmal erstellt, unterstützt Ihr internes Kontrollsystem Ihr Unternehmen beim Aufbau und Wachstum unter Einschätzung aller rechtlichen, finanziellen und strategischen Risiken.

Kommt es in Unternehmen bei der Organisation steuerlicher Prozesse zu Versäumnissen, kann dies zu Strafen führen. Bei der Verletzung steuerlicher Pflichten haften Geschäftsführung, Vorstand und auch die Leitung der Steuerabteilung mitunter persönlich. Die handelnden Personen sind sich dieses Risikos allerdings oftmals nicht bewusst.

Das Bundesfinanzministerium gibt Unternehmen und deren Vertretern mit der Veröffentlichung des Anwendungserlass zu § 153 AO (23.05.2016) Hilfestellung beim Schutz vor strafrechtlichen Konsequenzen. Demnach kann die Einführung eines steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystems (Steuer IKS), das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, Haftungsrisiken für Unternehmen und deren Leitungspersonen minimieren sowie Schutz vor möglichen Reputationsrisiken gewährleisten.

Durch die Digitalisierung der Prozesse sorgt das besondere Steuer IKS neben der beschriebenen präventiven Funktion zudem für eine Effizienzsteigerung betrieblicher Abläufe.

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines individuellen Kontrollsystems, indem wir Ihr Unternehmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht unter die Lupe nehmen und Sie weitergehend bei der Umsetzung unterstützen. Des Weiteren unterstützen wir Sie selbstverständlich auch bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihres Internen Kontrollsystems sowie beim Austausch mit der Finanzverwaltung.

Dabei betrachten wir Ihr Unternehmen objektiv und können so vergangene Entscheidungsfehler und Entwicklungen in den Bereichen der Geschäftsführung, Rechnungslegung, Buchhaltung und des Personalwesens einschätzen und optimal einbeziehen.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Förderprogramm

Unternehmern können gegebenenfalls unter bestimmten Voraussetzungen eine geförderte Unternehmensberatung im Rahmen des Programms „Förderung unternehmerischen Know-hows‘ in Anspruch nehmen. Das vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gesteuerte Förderprogramm richtet sich an Unternehmen, die bereits gegründet sind mit dem Ziel wirtschaftliche, finanzielle, personelle und organisatorische Fragen der Unternehmensführung zu beantworten und Ihr Unternehmen somit fit für die Zukunft zu machen.

Es ist denkbar, dass im Rahmen dieser Beratung hier benannte Regelwerke (Digitale Buchführung Verfahrensdokumentation oder Tax CMS) erstellt und in die Förderung der Gesamtberatungsleistung einbezogen werden können. Gerne beraten wir Sie hierzu, planen die zu erwartenden Kosten und prüfen, ob diese Kosten gegebenenfalls durch das BAFA oder andere Förderprogramme bezuschusst werden können.

Weitere Infos zur Wirtschafts- und Mittelstandsförderung...