Digitalisierung

Der klassische Pendelordner war einmal. Gehen Sie mit uns den Weg in die Zukunft und nutzen Sie unsere digitalen Angebote. Im Zuge der Digitalisierung bietet Ihnen DATEV Unternehmen online viele Vorteile und eine enorme Zeitersparnis. Die meisten Belege und Rechnungen bekommen Sie heutzutage sowieso digital, alle anderen scannen Sie und übermitteln uns diese online, ohne dass Sie die Papiere im Original außer Haus geben müssen.

Das erspart Ihnen ab sofort

• das Sortieren,
• die Aufbereitung,
• das Abheften,
• das spätere Umheften der Eingangs- und Ausgangsbelege,
• den Transport oder Versand zu uns und zurück und
• ganz wichtig – die ordnungsgemäße Archivierung der Belege.

Eine extra Software-Installation ist nicht nötig. Alles läuft über Ihren Browser, DATEV Unternehmen online funktioniert einfach über jede stabile Internetverbindung.

Online haben Sie dabei jederzeit Zugriff auf alle gescannten Belege, aktuelle Daten und Auswertungen und beispielsweise auf offene Posten.

Entdecken Sie DATEV Unternehmen online:

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DATEV Kassenbuch online

Unser DATEV Kassenbuch online bietet Ihnen eine browsergestützte Lösung, die es ermöglicht, Ihre Kasse digital zu führen. Durch das elektronische Erfassen Ihrer Kassenbelege werden diese mit dem Programm DATEV Kassenbuch online laufend nach Kassenminus-Chronologie und Vollständigkeit geprüft. So halten Sie problemlos alle Vorgaben der GoBD ein und können reibungslos sowie zeitnah mit unserer Kanzlei zusammenarbeiten. Diese kann Ihre erfassten Belege mithilfe des DATEV-Rechenzentrums überall einsehen, verknüpfen und individuelle Auswertungen jederzeit zur Verfügung stellen.

Über das Portal können Sie uns die Abrechnungswerte für Ihre Mitarbeiter online übermitteln. Wir machen dazu die Auswertung und Abrechnung. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang, sodass er sich diese eigenständig über das Portal "Meine Abrechnungen" online abrufen kann:

• Brutto/Netto-Abrechnung
• Lohnsteuerbescheinigung
• Sozialversicherungsnachweis

Um die An- und Abmeldung von Mitarbeitern, Sozialversicherungsmeldungen, Betriebsprüfung etc. kümmern wir uns. Informieren Sie sich hier, wie auch Sie die Kommunikation mit Ihren Arbeitnehmern erleichtern können:

Ihre Unternehmenszahlen als Grundlage laufen über digitale Schnittstellen zusammen und lassen uns oft das Potential im Unternehmen besser und schneller einschätzen und erkennen. Veraltete Prozesse werden als „Zeitfresser“ identifiziert und können so optimiert werden. Mit den Prozessen im Arbeitsalltag beschäftigen sich Unternehmen oft viel zu selten. Gerade vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung und den damit verbundenen Möglichkeiten der Automatisierung erachten wir es für sinnvoll, von Zeit zu Zeit zu überprüfen, inwieweit Abläufe neu strukturiert werden können, um dabei Zeit und Kosten zu sparen. Wir, als Ihr Steuerberater, kommen zu Ihnen, analysieren Ihren Büroalltag und alle Prozesse rund um:

• die Buchhaltung,
• Abrechnungsverfahren,
• rechtskonforme Dokumentation und Archivierung,
• kaufmännische Prozesse aller Art etc.

und finden mit Ihnen gemeinsam die passenden digitalen Lösungen, mit denen Sie sich noch besser und zukunftsfähiger aufstellen können.

Wir arbeiten langjährig und eng mit allen Lösungen der DATEV eG zusammen, sind aber offen für individuelle Alternativen. Sie buchen beispielsweise selber und nutzen dafür eine Software wie Lexware, Candis o. ä.? - kein Problem, wir finden die passende Schnittstellenlösung und automatisieren so unsere Zusammenarbeit.

Eine Betriebsprüfung ist für viele unserer Mandanten keine schöne Vorstellung. Vor allem, wenn die Buchführung verworfen wird, drohen Hinzuschätzungen oder Nachzahlungen, die oft teuer sind und nicht nötig wären. Mit einer individuellen Verfahrensdokumentation bieten Sie dem Betriebsprüfer eine Grundlage, von Beginn an Prozesse, Softwareeinsatz, Sicherheitskonzepte etc. zu prüfen und gut abschätzen zu können. Ihre Verfahrensdokumentation ist eine Art Firmenhandbuch, das alle wichtigen Prozesse beschreibt. Die Grundlage der Verfahrensdokumentation sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Empfohlen wird nachdrücklich, eine stets aktuelle Verfahrensdokumentation bereitzuhalten. Die Pflege und Aktualisierung macht vor allem Sinn, denn die Vorwarnfrist von üblicherweise zwei bis vier Wochen vor einer Betriebsprüfung reicht nicht aus, um „just in time“ eine belastbare Dokumentation zu erstellen.

Warum eine Verfahrensdokumentation?

Mit einer Verfahrensdokumentation weisen Sie folgende Punkte nach, die im Falle einer Betriebsprüfung abgefragt werden:

• Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung bis zum ersetzenden Scannen
• Nachweis der eingesetzten Hard- und Software in Ihrem Unternehmen
• Nachweis Ihrer Unternehmensorganisation
• Nachweis der Organisation und Dokumentation aller Prozesse
• Nachweis über die Einhaltung des Datenschutzes
• Nachweis klarer Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation.

Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regeln („Tax Compliance“), als auch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD), wird für Firmen immer komplizierter. Mit der Implementierung eines Compliance Management Systems können Unternehmen langlebige und nachhaltige Rahmenbedingungen für stabiles Compliance Management schaffen.

Ein individuelles Tax-CMS dokumentiert diese Pflicht und stellt die Umsetzung und Einhaltung sicher. Vor allem die Kontrolle der Einhaltung wird dokumentiert und kann so automatisiert werden. Vor allem vor Betriebsprüfungen brauchen Sie sich so zukünftig nicht mehr sorgen. Ein internes betriebliches Kontrollsystem macht Ihr Unternehmen fit für jede Betriebsprüfung und schafft die Vorgabe im Unternehmen, Regelverstöße zu minimieren bzw. zu vermeiden, Prozesse Ihres Rechnungswesens festzulegen und diese zu überwachen und einzuhalten. Dazu bietet es eine fundierte Grundlage für das Finanzamt und führt bei Verstößen gegebenenfalls zu mildernden Umständen.

Seit Juli 2016 liegt hierfür eine inhaltliche Konkretisierung vor: Der IDW-Praxishinweis 1/2016 definiert die Anforderungen an ein Tax Compliance Management System („Tax CMS“) gem. IDW PS 980. Ausgehend von dieser absehbaren Standardisierung ist eine Prüfung von Anpassungs- bzw. Umsetzungsmaßnahmen für viele Firmen deshalb unumgänglich.

Nutzen Sie die Chance und erarbeiten Sie mit uns Ihr individuelles Tax CMS für Ihr Unternehmen.

Das interne Kontrollsystem (IKS) stellt die Gesamtheit aller Maßnahmen, Verfahren und Grundsätze dar, die zur systematischen Prüfung aller Geschäftsprozesse eingesetzt werden und dient als zentraler Bestandteil des internen Überwachungssystems zur Sicherstellung einer effektiven Geschäftsführung. Ein internes Kontrollsystem setzt sich zum einen aus den internen Kontrollen (technische Einrichtung und Prinzipien) sowie einer internen Revision zusammen. Die interne Revision ist hierbei zuständig für die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des internen Kontrollsystems.

Im Handelsgesetzbuch und in den GoBDs wird die Notwendigkeit eines IKS beschrieben und für Prüfungen vorausgesetzt. Beschrieben werden die maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften (Compliance), alle Auswirkungen Ihrer Geschäftstätigkeit (Liquiditätsplanung, Gewinne, Vermögen, Entwicklung etc.), Ihr Rechnungswesen sowie alle Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Erst einmal klingt das nach viel Arbeit und Bürokratie, doch einmal erstellt, unterstützt Ihr internes Kontrollsystem Ihr Unternehmen beim Aufbau und Wachstum unter Einschätzung aller rechtlichen, finanziellen und strategischen Risiken.

Kommt es in Unternehmen bei der Organisation steuerlicher Prozesse zu Versäumnissen, kann dies zu Strafen führen. Bei der Verletzung steuerlicher Pflichten haften Geschäftsführung, Vorstand und auch die Leitung der Steuerabteilung mitunter persönlich. Die handelnden Personen sind sich dieses Risikos allerdings oftmals nicht bewusst.

Das Bundesfinanzministerium gibt Unternehmen und deren Vertretern mit der Veröffentlichung des Anwendungserlass zu § 153 AO (23.05.2016) Hilfestellung beim Schutz vor strafrechtlichen Konsequenzen. Demnach kann die Einführung eines steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystems (Steuer IKS), das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, Haftungsrisiken für Unternehmen und deren Leitungspersonen minimieren sowie Schutz vor möglichen Reputationsrisiken gewährleisten.

Durch die Digitalisierung der Prozesse sorgt das besondere Steuer IKS neben der beschriebenen präventiven Funktion zudem für eine Effizienzsteigerung betrieblicher Abläufe.

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines individuellen Kontrollsystems, indem wir Ihr Unternehmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht unter die Lupe nehmen und Sie weitergehend bei der Umsetzung unterstützen. Des Weiteren unterstützen wir Sie selbstverständlich auch bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihres Internen Kontrollsystems sowie beim Austausch mit der Finanzverwaltung.

Dabei betrachten wir Ihr Unternehmen objektiv und können so vergangene Entscheidungsfehler und Entwicklungen in den Bereichen der Geschäftsführung, Rechnungslegung, Buchhaltung und des Personalwesens einschätzen und optimal einbeziehen.

Unternehmen können gegebenenfalls unter bestimmten Voraussetzungen eine geförderte Unternehmensberatung im Rahmen des Programms „Förderung unternehmerischen Know-hows“ in Anspruch nehmen. Das vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gesteuerte Förderprogramm richtet sich an Unternehmen, die bereits gegründet sind mit dem Ziel, wirtschaftliche, finanzielle, personelle und organisatorische Fragen der Unternehmensführung zu beantworten und Ihr Unternehmen somit fit für die Zukunft zu machen.

Es ist denkbar, dass im Rahmen dieser Beratung hier benannte Regelwerke (Digitale Buchführung Verfahrensdokumentation oder Tax CMS) erstellt und in die Förderung der Gesamtberatungsleistung einbezogen werden können. Gerne beraten wir Sie hierzu, planen die zu erwartenden Kosten und prüfen, ob diese Kosten gegebenenfalls durch das BAFA oder andere Förderprogramme bezuschusst werden können.

Weitere Infos zur Wirtschafts- und Mittelstandsförderung...

Mit unserer App bieten wir Ihnen einen Service für Ihr Smartphone, um zum Beispiel das Senden von fehlenden Belegen so einfach wie möglich zu gestalten. Laden Sie sich unsere App kostenlos herunter, speichern Sie sie auf Ihrem Startbildschirm und nutzen Sie alle Funktionen:

• Informieren Sie sich über alle steuerlichen Neuerungen, kompakt und verständlich.
• Laden Sie sich alle Steuertermine und nutzen Sie den integrierten Erinnerungsservice.
• Nutzen Sie den Belegupload, mit dem Sie uns Belege in Sekunden ins Büro senden können. Gerne verknüpft mit unserem Mandanten-Tresor.
• Neben einer integrierten Navigation bietet die App noch viele weitere Funktionen.

Mit KanzleiDrive vereinfachen wir die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und unserer Kanzlei – sicher, digital und zeitsparend. Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre steuerlichen Unterlagen und können Dokumente ganz bequem online austauschen und signieren. Vorteile:

• Mit KanzleiDrive stellen wir Ihnen eine sichere, digitale Mandantencloud zur Verfügung – einfach erreichbar über Ihren Browser oder Ihr Smartphone.
• Sie können dort Belege, Unterlagen und Dokumente strukturiert hochladen oder abrufen – ganz ohne E-Mail und Papierchaos.
• Ihre Daten liegen geschützt auf deutschen Servern und sind dank moderner Verschlüsselung jederzeit sicher.
• KanzleiDrive erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern spart Ihnen und uns wertvolle Zeit.
• Wenn neue Dokumente für Sie bereitstehen, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung.

Finden Sie hier Informationsvideos auf dem YouTube-Kanal von KanzleiDrive und unseren Mandantenflyer mit weiteren Informationen zu KanzleiDrive.

Mit DATEV Meine Steuern können Sie orts- und zeitunabhängig Belege für Ihre Steuererklärung mit uns über einen sicheren Übertragungsweg austauschen. So haben wir alles übersichtlich, digital zur Verfügung und Sie jedes Dokument jederzeit archiviert und griffbereit vor Ort. Sie kommen also schneller zu Ihrer Steuererklärung und ersparen sich die aufwändige Zusammenstellung fehlender Unterlagen im neuen Jahr.
Finden Sie hier unseren Mandantenflyer für weitere Informationen zu DATEV Meine Steuern.