06.09.2025 | Steuern und Recht

Neuer Datenaustausch bei PKV-Beiträgen ab 2026: Was sich ändert

Ab 2026 wird das Verfahren zur Übermittlung von Beiträgen zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV) im Lohnsteuerabzugsverfahren grundlegend umgestellt. Die wichtigsten Neuerungen und deren Auswirkungen im Überblick:

1. Elektronischer Datenaustausch ersetzt Papierbescheinigungen
- Bisher: Arbeitgeber dürfen steuerfreie Zuschüsse zur PKV/Pflegeversicherung nur gewähren, wenn Beschäftigte eine Bescheinigung des Versicherers vorlegen. Für die Lohnsteuerberechnung müssen ebenfalls Papierbescheinigungen eingereicht werden.
- Ab 2026: Die Versicherungsunternehmen melden die monatlichen PKV-Beiträge direkt elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das BZSt stellt diese Daten den Arbeitgebern über das ELStAM-Verfahren bereit. Papierbescheinigungen entfallen.

2. Einführung neuer elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Ab 2026 werden zwei neue ELStAM eingeführt:
- Höhe der monatlichen PKV-Beiträge für steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse.
- Höhe der PKV-Beiträge, die – ggf. nach Abzug des Zuschusses – für die Vorsorgepauschale relevant sind.
Diese Merkmale werden unabhängig vom Beschäftigungsstatus übermittelt (auch Selbstständige/Rentner).

3. Abschaffung der Mindestvorsorgepauschale
- Bisher: Wird keine Beitragsbescheinigung vorgelegt, berücksichtigt der Arbeitgeber eine Mindestvorsorgepauschale (12 % des Arbeitslohns, max. 1.900 EUR/3.000 EUR).
- Ab 2026: Die Mindestvorsorgepauschale entfällt. Stattdessen werden nur noch die tatsächlich gemeldeten PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzug berücksichtigt, ggf. abzüglich steuerfreier Zuschüsse.
Wichtig: In Steuerklassen V und VI kann dies zu einer höheren Lohnsteuer führen, da dort oft keine eigenen PKV-Beiträge gemeldet werden (z. B. bei mitversicherten Ehepartnern).

4. Ablauf des neuen Verfahrens
- Versicherungsunternehmen übermitteln die PKV-Beiträge bis spätestens 20. November des Vorjahres an das BZSt.
- Das BZSt prüft die Daten und stellt sie dem Arbeitgeber im Dezember für das Folgejahr zur Verfügung.
- Beitragsänderungen während des Jahres werden zeitnah gemeldet.
- Der Arbeitgeber berücksichtigt im Lohnsteuerabzug ausschließlich die elektronisch gemeldeten Beiträge.
- Bei Widerspruch gegen die Datenübermittlung werden keine PKV-Beiträge beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt; Papierbescheinigungen sind dann nicht zulässig.

5. Übergangsregelung
- Für 2026 und 2027 gilt: Falls technische Probleme auftreten, dürfen Arbeitgeber noch Papierersatzbescheinigungen akzeptieren – außer bei Widerspruch des Versicherungsnehmers.

6. Auswirkungen auf die Vorsorgepauschale
- Die Vorsorgepauschale setzt sich künftig aus den tatsächlichen Beiträgen zur Renten-, Kranken-, Pflege- und ggf. Arbeitslosenversicherung zusammen (max. 1.900 EUR).
- Bei privat versicherten Arbeitnehmern werden ab 2026 nur noch die gemeldeten PKV-Beiträge (abzüglich Zuschuss) berücksichtigt.
- Bei Beamten oder Beschäftigten ohne Zuschuss fließen die vollen Beiträge ein.
- Mitversicherte Personen ohne eigene Beitragsmeldung (z. B. Ehepartner in Steuerklasse V/VI) erhalten ab 2026 keine Vorsorgepauschale mehr – das kann die Steuerlast erhöhen.

Fazit: Das neue elektronische Verfahren reduziert Bürokratie, bringt aber durch den Wegfall der Mindestvorsorgepauschale steuerliche Nachteile für bestimmte Gruppen, insbesondere in Steuerklassen V und VI oder bei mitversicherten Personen. Arbeitnehmer sollten ihre individuelle Situation prüfen und sich ggf. beraten lassen, um steuerliche Überraschungen zu vermeiden.